メールチェックのタイミング
メールチェックはどのタイミングでされているだろうか？
多くのビジネスマンは、
- メールが来たらすぐ
- メールが来ていることに気づいたらすぐ
など、ほぼ即時対応しているようだ。
しかし僕は、メールチェックは1日のうち数回しかやらないと決めている。なぜならメールチェックによって、タスク処理の勢いが失われてしまうからだ。現状分析や成果物作成などの重要タスクに対する集中力が奪われ、仕事の質が下がってしまう。
ただし、あまりにチェックする頻度を少なくすると、プロジェクトの状況把握が遅くなってしまう。そのため、
「メールチェックはタスクの切れ目でやる」
いうルールにしている。タスクリストに書いたタスクがひとつ終わったらメールチェックをする感じだ。
ただし緊急の場合を除き、返信は翌日以降。
あくまで
- メールを読む
- メールの分類をする▶詳細はこの記事へ: メールボックスは『分類しすぎない』を選ぶ。
の2ステップを繰り返すだけにしている。
『メールチェックをすぐしないこと』のメリット
僕はこの習慣を徹底することで、いくつか良い効果を感じている。
それは
- タスクのスピードと質が上がった
- 仕事に対するストレスが減った
の2つだ。１つずつ書いていこうと思う。
効果①タスクのスピードと質が上がった
まず、メールチェックによって仕事の勢いが失われることがなくなり、必然的にタスク処理のスピードと質が上がった。感覚的には、ダッシュ（タスク）とジョギング（メールチェック）を繰り返すイメージだ。
タスクに集中する時間が取れているので、
「あれ？今日メールチェックしかしてない…」
という日もなくなった。
効果②仕事に対するストレスが減った
また、仕事に対するストレスもだいぶ軽減された。
メールが仕事の中心になると、メールに振り回されてタスクに集中できなくなる。その結果、残業が増えたり、タスクがうまく進まなくなったりで、仕事へのストレスが増えてしまう。
かつての僕もこの悪循環にはまり、ストレスに悩まされていた。
しかし、メールよりもタスク中心に仕事のやり方を変えることで、メールに振り回されることなく仕事に向き合えるようになった。加えて「その日のタスクが終わったら帰る」というルールを徹底することで仕事へのストレスはだいぶ軽減されたと感じている。
「メールの返信だけで1日が終わってしまった…」という日を経験することは、もうないだろう。
メールに対する意識改革をしよう！
最後に、僕がタイムマネジメントにおいて大きな影響を受けた本の一節を紹介させてもらおうと思う。
メールに人生を支配されるという、本末転倒のようなことを許してはいけない。メールは仕事のツールとして使うものだと自分に言い聞かせよう。返信は素早く簡潔に行い、メールのチェックは1日に2回までとする。そして週末になったらメールのことは忘れて、家族や友人との時間やプライベートの活動に専念すればいい。
出典:ブライアン・トレーシーが教える 最強の時間
1日に2回がベストかという点は置いておいて、メールチェックにおける姿勢を再認識させられた。
メールチェックはタイムマネジメントのひとつの方法論
今回紹介したメールチェックは、タイムマネジメントの方法論のひとつだ。
タイムマネジメントを学び、意識することで、仕事の処理スピードは飛躍的に向上する。
タイムマネジメントの本を読んだことがない人はぜひ何かしら一読してみてはいかがだろうか。ちなみに僕のオススメの本はこの２冊だ。
▼タイムマネジメントのはじめの１冊としておすすめ。新人はもちろん、タイムマネジメントの意識が薄れてしまっている人にもおすすめ。
▼「残業をなくしたい」「仕事をもっと効率的に進めたい」と悩んでいる人にオススメ。中堅社員以上にとって大きな武器になり得る一冊。（新人には実践が難しい内容かもしれない）
