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メールボックスは『分類しすぎない』を選ぶ。

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メールボックスの分類方法には人それぞれこだわりがあると思う。それこそ十人十色で、他人のメールボックスの分け方を見るのもけっこう面白かったりする。

 

ちなみに僕のメールボックスの分け方は

  • インボックス
  • 処理中
  • 処理済み

 

基本はこれだけ。

 

受信したメールは『インボックス』に入る。そこから処理が必要なものは『処理中』に、処理が必要ないものは『処理済み』に入れる。

 

そして、『処理中』ボックスに入っているメールを上から順に処理していき、処理が終わったものは『処理済み』に移動する。

 

ポイントは、今日受信したメールに目を通すことはあっても、返信はしないことだ。これはマニャーナの法則の『今日来た仕事は明日以降にやる』というルールを参考にしている。

 

 

検索できればそれでいい。

僕はメールボックスを分けすぎることにあまり意味を感じない。なぜなら、そうすると「メールを分類すること」に労力を取られかねないからだ。

メールの分類に時間を取られて、本来の仕事がおろそかになっている人がいるが、それは本末転倒だろう。

そもそもなぜメールボックスを分けるかというと、それは後から当時の情報を探しやすくするためではないだろうか。

たがそう考えると、メールの分類をしっかりやるよりも、検索ウインドウを使ってメールの検索力を鍛えた方が良いことや、メールの件名を工夫した方が良いことに気づく。

 

メールの件名にサフィックスを付与する

メールの件名を工夫するといってもどのようにすれば良いだろうか?ひとつ例をあげるとすれば、件名にサフィックスをつけることだろう。

 

案件のキーワードになるような文言を【】などで囲んで件名に付与するのだ。

 

これをやるだけでだいぶラクに検索に引っかかってくれるだろう。